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仕事の効率を上げるタスク管理の考え方を紹介するぜ 2017 spring

戦略

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働くことは、タスクを消化すること

タスク管理は、多くのビジネスパーソンにとって重要な課題です。なぜなら、タスクをこなすことが、すなわち「働く」ことだからです。

タスク管理は、誰もが無意識のうちに行なっています。「この仕事は明日までにやらないと」とか、「旦那が帰ってくるまでに夕飯作らなきゃ」とか、「ごめん今手が離せないからお昼食べたらサッカーしよう」とか。誰かに教わらなくても、学ばなくても、自然にやっていることなのです。

そんなこともあり、タスク管理について特に気にせず今まで仕事をしてきたという人も多いと思います。タスク管理なんて言葉を知らなくても、「どうしたらもっと効率良く仕事ができるか」を自分なりに考えた結果、知らず知らずのうちにタスク管理上級者になっている人もいるはずです。

私の経験上、もともとの要領が悪い人ほど、タスク管理の基本的な考え方を身につけることで、大きくパフォーマンスを向上させることができます。もちろん仕事の処理能力においては、本人のスキルが第一なのですが、それを補うことは十分可能です。例えるなら、算数のテストで計算が遅くても満点なら取れる、ってやつです。

前置きが長くなりましたが、こんにちは、セブンシックスのダイチです。今回は、机上の空論ではなく、私が実践しているタスク管理について、ポイントを踏まえながら紹介したいと思います。

何を?どの順番で?を決めるのがタスク管理

タスク管理をひと言であらわすと、「何をどの順番でやるかを決めること」です。本質はシンプルですが、その考え方は人それぞれですから、結果に大きな差がつくワケです。では、タスク管理のためのステップを見てみましょう。

  1. やるべきことを明確にする
  2. 優先順位をつける
  3. 優先度の高いタスクから消化する

え?たったそれだけ?と思うかもしれませんね。当たり前のことを当たり前に行うだけですから、もちろん特別な能力は必要ありません。誰にでもできます。地位も、学歴も、資格も、ぜんぶ丸めてゴミ箱に捨てていただいて結構です。では、それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

1.やるべきことを明確にする

自分が何をすれば良いか分からなければ、何もできません。まずは、やるべきことを洗い出す作業が欠かせません。

タスクを書き出そう

今より先、自分がやるべきことをぜんぶ、書き出しましょう。ポイントは、書き出すことです。頭の中で思い出すだけでは不十分です。脳内を占領しているタスクを、ぜんぶ外に追い出しましょう。とにかく、思いついたものをどんどん書き出してください。 携帯電話のTODOアプリを使ってもいいですし、パソコンでも構いません。付箋にタスクを書いてモニタの枠に貼る方法でもOKです。タスク管理は日々行うものですから、思いついたときにすぐにタスクを書き出せる環境を、今すぐ、作ってしまいましょう。

頭の中のメモリは使うな

私の経験上、タスク管理の下手な人ほど、自分の頭の中でタスクを管理したがります。すると、やることが3つ程度で、とたんに焦り出して右往左往するワケです。やることが5つに増えたら、そのうち1つは忘れたまま放置されてしまうかもしれません。 記憶を頼りにするのはやめましょう。頭の中は常に空っぽにして、今やるべきことだけに集中するほうが何十倍も効率的です。とにかく、「憶えておく」のは厳禁です。頭の中のメモリを無駄に使うのは、非常にもったいないことです。

手帳にタスクを蓄積するのはNG

手帳にすべてのタスクを書き出したい人がいるかもしれません。しかし、タスクは日々増減するものです。できれば、追加や削除、並び替えなどがスムーズにできるツールをおすすめします。ただし、手帳がダメということではありません。すべてのタスクを蓄積しておくツールとしては不向きですが、後述する「その日にこなすタスクを書き出す」ためには、手帳はとても理にかなったツールだと言えます。

2.優先順位をつける

やることを洗い出したら、次に考えるのは優先順位です。

優先順位=期限

優先順位を考えるとき、最も重要になるのがタスクの期限です。当然ですが、期限が迫っているものほど優先度が高く、期限がないものは優先度が低くなります。期限はないけどできるだけ早くやりたいことがある?じゃあ、いつまでにやりたいの?それなら、思い切って希望の期限を設定しちゃいましょう。優先順位をつけるということは、期限を設定することでもあります。

その場ですぐにできるものは終わらせる

その場でちゃちゃっと出来ちゃうものは、残しておくとノイズになるので、すぐにやっちゃいましょう。その場ですぐにできないものは、なるべく期限を設定して残しておいてオッケーです。

やる必要はないけどやりたいもの

たまに、そんなのもありますね。ただ自分がやりたいからやるもの。期限があるものに比べて優先度は低くなりますが、空いた時間を埋めたり、気分転換などにもってこいです。もちろん、期限付きのタスクがなくなったタイミングで、ですが、、、。

3.優先度の高いタスクから消化する

優先順位が決まったら、あとはタスクをこなすだけです!でも、タスクをこなすにもポイントがあります。

優先順位の高いタスクを5つ抜き出す

私はデザイン会社勤務時代、Googleタスクを使ってタスクを管理していました。他のツールに比べるとシンプルなのが気に入っていて、「タスク名」「期限」だけを入力して、タスクを一覧できる状態にしていました。

毎朝出社して最初に行うのが、このタスクリストから、優先順位の高いものを5つ紙に書き出すことです。A4のコピー用紙を半分に折って、そこにタスクを上から5つ書いていきます。あとは、紙をデスクの端に置いておき、リストの上からひたすらタスクを消化するだけです。

ウェブ系の仕事では、細々とした更新作業やら何やらが頻繁に発生します。突発的なタスクは、最初に書いた5つのタスクの下にその場で書いて優先順位を決めます。あとは同じように優先順位が最も高いものだけをひたすらこなします。終業時に、紙に書かれた未完了のタスクや、終了したタスクをGoogleタスクに反映して、おしまいです。仕事を終えてから、明日はアレもコレもやらなきゃ…などと引きずることはありません。やるべきことをいちいち頭の中で憶えておく必要などないのですから。

この方法の(自分で言うのもアレですが)画期的なところは、Googleタスクをさわるのが出社時と退社時のみで、仕事中は紙を使っていたことです。突発的なタスク追加なども、その場で紙にメモしますから、作業中の画面を切り替えたりする必要がなく便利です。

また、私は抜き出す数を5つにしていましたが、これは状況に応じて増減するのが良いでしょう。あまりに少ないと、いちいちGoogleタスクをチェックしなければなりませんし、多いと混乱の原因になります。

今1番優先度の高いタスクだけに集中する

期限がいちばん近いタスクだけを集中して終わらせましょう。途中で、次に期限が近いタスクをはじめたりしないように。他のタスクがどんなにたくさんあっても、1番最初に終わらせる必要があるのは、最も優先度の高いタスクです。 期限がまだ先だから他のことをやろう、とか考えていませんか?どんなに期限が先でも、最も期限の近いものだけに集中しましょう。それだけで、効率は大きく変わります。

習慣になるまで続ける

タスク管理は、あなたが仕事をしている限り、嫌でも毎日やらなければなりません。ですから、なるべく早い段階で効率の良いやり方を習慣化してしまいましょう。慣れないうちは面倒でも、将来の作業効率を劇的に高めることにもつながります。基本的な考え方が身につけば、より自分の業務にあったやり方に改善することも可能です。ぜひ、あなたにとってベストなタスク管理方法を模索してください。

あとがき

私は現在、Googleタスクを使っていません。チームを管理する関係上、タスクの共有ができる別のツールを使用しています。でも、どんなツールを使っていても考え方は変わりません。タスクを書き出し、優先順位をつけ、目の前のタスクに集中する。こうして文章にしてみると、本当に当たり前のことしか言っていないのですが、とても大切なことです。この記事がタスク管理を意識するキッカケになり、どんなに忙しい時でも心にゆとりが持てる、そんなタスク管理上級者になってもらえたら嬉しいです。

前田 大地

Designer / Developer

前田 大地

沼津高専中退。デザイン会社、システム開発会社を経てセブンシックスを設立。マーケティング、デザイン、テクノロジーに精通するオールラウンダーとして、県内の中小企業に向けた戦略型ホームページ制作を開始。一方で、都内代理店からの要請で大企業案件にも多数参加。企業が本当に必要とするホームページ制作とは何か、を日々探求している。

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